Comment Wefight organise sa gestion contractuelle avec 50 contributeurs ?

Créé en 2017, Wefight est spécialisé dans le secteur de la santé numérique. En travaillant aux côtés des 10 plus grandes entreprises pharmaceutiques à travers le monde, Wefight a créé un écosystème de produits et services centrés sur le patient, notamment, l’application Vik Companion. Rassemblant une communauté de plus de 500k patients dans 15 pays et couvrant 18 pathologies, Vik responsabilise les patients avec un contenu médicalement validé et leur fournit des ressources pour agir et raccourcir leur temps d'inertie clinique.

2017
Année de création
500k
Patients
80
Employés
50
Contributeurs

Le défi de Wefight

La particularité de Wefight réside dans le fait que la plupart des contributeurs (50 sur 80 salariés) ont besoin de contractualiser au quotidien : les sales, la communication, mais aussi les équipes médicales.

Charlotte a été embauchée il y a de cela 2 ans en tant que Responsable Juridique et a dès lors mis en place le département “legal”. Comme dans beaucoup de start-up, elle est seule dans la gestion des aspects juridiques de l’entreprise : contrats, compliance, conseil, protection des données etc. 

L'organisation du département juridique et notamment de la partie Contract management a donc été pensée pour remplir deux objectifs : sécuriser les conventions et gagner du temps auprès des opérationnels.

Deux combats sont alors menés quotidiennement. Tout d'abord, la centralisation des contrats reste la grande priorité de la juriste unique afin d’éviter les enquêtes chronophages pour savoir où se trouvent les contrats signés.  

Enfin, l’unification aussi bien des modèles contractuels que des process est un autre levier pour éliminer les multiples échanges par mail ou téléphone qui polluent le travail du service juridique.

Les besoins de Wefight

Pour la juriste de Wefight, la centralisation des contrats est un besoin fondamental pour éviter que ces derniers ne se retrouvent éparpillés sur des supports différents. Ainsi, un espace unique est la clé pour recenser tous les contrats, les classer de façon spécifique et en extraire les informations le plus rapidement possible.

Par ailleurs, il existe de nombreux contrats (NDA, les contrats clients, prestataires, de droit d’auteur, de partenariats avec les patients qui sont interviewés, etc.). Il est alors nécessaire de les standardiser pour la sécurité juridique des transactions. Même s’il y a des modèles Word sur lesquels s’appuyer, le système de duplicata génère inéluctablement des imprécisions.

La dernière ombre au tableau est sans aucun doute la vérification “à la main” du choix de la bonne convention, des informations remplies par l’opérationnel, des clauses récurrentes (Word étant souvent source d’erreurs) et de la signature des deux parties. Tout ceci occasionne énormément d'échanges de mail qui font peser une charge mentale aussi bien sur les contributeurs que sur la juriste.

Comment Tomorro aide Wefight à résoudre ses problématiques ?

La contrathèque est, au-delà de la centralisation des contrats via l’archivage, un gage de sécurité juridique pour l’entreprise. On sait désormais où trouver de façon certaine les informations en quelques clics. Cerise sur le gâteau : les opérationnels commencent à avoir le réflexe de rechercher les éléments sur la contrathèque.

Il existe aussi un énorme besoin de production de contrats. Par conséquent, donner de l’autonomie aux équipes terrains est une nécessité. Ainsi, la création et le paramétrage de templates sont un gain de temps incroyable. En effet, chacun est au fait que le modèle qui se trouve sur Tomorro est la bonne version. L’opérationnel pourra alors sélectionner le contrat en toute sérénité et compléter les attributs sans avoir peur d’utiliser la mauvaise mouture.

La négociation précontractuelle est très génératrice de micro-tâches. La validation des différentes étapes exige par exemple l’intervention de la juriste à 3 reprises : avant le choix du contrat, pendant le renseignement des informations par le collaborateur et les échanges avec l’autre partie, après la signature. Or, avec Tomorro, le process est limpide. La validation automatique des conventions, la signature électronique et les statistiques d’approbation en interne donnent une réelle visibilité sur l’avancement des dossiers.

L’impact de Tomorro au sein de Wefight

1. Gain de temps et sérénité pour les 50 contributeurs

La centralisation de toutes les étapes contractuelles amène de la fluidité et un sentiment de sécurité juridique aussi bien pour les opérationnels que pour la juriste unique.

2. Vision analytique des contrats

Le dashboard avec les indicateurs est un très bon outil de suivi pour la juriste. Elle peut ainsi identifier les “lenteurs” d’un dossier et être proactive pour aider l’opérationnel à avancer. 

3. Adoption massive par les équipes

Au sein de l’entreprise, Tomorro est devenu un outil de travail quotidien. Il est très bien accueilli par les équipes qui y voient une réelle avancée en matière de productivité. Chaque nouveau collaborateur est formé au logiciel dans le but de maintenir un contract management efficace.

4. Accompagnement et réactivité de Tomorro

À la moindre question, le support de Tomorro répond présent. Par ailleurs, il y a un engagement très fort de leur part pour construire des futures fonctionnalités en fonction des besoins des clients.

5. Plateforme intuitive

Le dernier point le plus important est sans conteste l’expérience utilisateur. Il fallait éviter à tout prix un outil avec une empreinte trop juridique afin de séduire l’ensemble des contributeurs.

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Nos clients
en parlent
mieux que nous
"Tomorro a permis de réduire drastiquement le temps de traitement des documents RH, passant en moyenne de 20 jours à un seul."
Alexandra Guichard
Chargée RH & Administration du personnel, Cafpi
"Tomorro est un excellent outil pour les personnes de l'équipe qui doivent rédiger des accords mais qui ne sont pas issues du domaine juridique."
Kader Zedek • Responsable Juridique et Conformité, Pretto
"Le soutien et la réactivité des équipes de Tomorro ont fait la différence."
Valentine Alagnat • Responsable Achats Informatiques, Vinci
"Tomorro est devenu un outil indispensable au quotidien de notre équipe, garantissant la rapidité du processus de contractualisation et facilitant le suivi des négociations jusqu'à la signature."
Nassim Ameli • Senior Legal Counsel, Voodoo
"Nous avons opté pour Tomorro pour son outil facile à mettre en œuvre, que nous avons déployé dans les équipes juridiques et commerciales afin de rationaliser nos processus de rédaction et de négociation de contrats."
Florence Rivat • Directrice Juridique, Evaneos
"Tomorro a changé mon quotidien et permet à Lano d’absorber le volume de contrats qui accompagne la croissance de l’entreprise."
Bhagyashree Pancholy • Directrice Juridique, Lano

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