Comment la technologie va t-elle transformer les directions juridiques en 2021 ?

27%. C'est la part quotidienne consacrée par les juristes à des tâches à très faible valeur. Et pour deux raisons.

La première étant que les outils utilisés par les juristes au quotidien ne sont pas collaboratifs.

La seconde étant que pour chaque négociation, le juriste repart de 0. Avec de grosses difficultés à capitaliser sur le travail réalisé lors des négociations précédentes.

Les solutions technologiques peuvent solutionner ces deux problèmes et faire gagner plus de 2h par jour à chaque juriste, en moyenne. Afin de vous aider à comprendre comment, nous avons choisi de vous faire découvrir les quatre grands piliers de la digitalisation des entreprises en analysant l'impact potentiel sur les directions juridiques. Suivez le guide !

ps : cet article est issu d'un livre blanc plus complet sur la modernisation des directions juridiques.

L'évolution de la technologie a démocratisé l'utilisation de LegalTech

Sur les 20 dernières années, l'évolution de la technologie a permis une démocratisation des logiciels spécialisés pour les directions juridiques.

Autrefois les entreprises étaient obligées de faire appel à des équipes informatiques - internes ou externes - pour développer des solutions sur-mesure de gestion juridique, entraînant un coût de développement et de maintenance très élevé.

Résultat, jusqu'à tout récemment, seuls les grands groupes avaient investi dans la mise en place de ces solutions, les petites et moyennes entreprises (PME) étant freinées par le manque de budget.

Depuis une dizaine d'année maintenant, l'avènement de la technologie cloud a permis de développement massif de LegalTech, permettant aux PME de digitaliser leurs process avec un retour sur investissement important.

L'arrivée du Software as a Service (SaaS) a eu un rôle important dans cette démocratisation car il a notamment permis aux éditeurs de logiciels de proposer des prix très abordables, rentabilisant leurs développements sur des marchés mondiaux.

Après avoir digitalisé l'ensemble des services de l'entreprise, c'est maintenant au tour des directions juridiques d'automatiser leurs process et de bénéficier l'utilisation massive de données afin de réduire au maximum les risques pour l'entreprise.

4 piliers de la digitalisation des directions juridiques

L'étude «Digitalisation de la fonction juridique : quelles priorités en 2018 ?» du cabinet PwC Société d’Avocats nous explique quelles sont les ambitions des directions juridiques en matière de digital.

En première position, on retrouve la volonté de dématerialiser les documents et l'ensemble des processus juridiques aujourd'hui gérés manuellement pour la plupart. Arrive ensuite la recherche d'outils collaboratifs et enfin l'amélioration à la conformité à l’environnement réglementaire.

1. Dématérialiser la documentation, les processus, le reporting

2. Faciliter la collaboration (outils collaboratifs / workflow management)

3. Améliorer la conformité à l’environnement réglementaire

Afin de vous aider à comprendre comment les directions juridiques vont se transformer grâce à la technologie cette année, nous avons choisi de vous faire découvrir les quatre grands piliers de la digitalisation des entreprises en analysant l'impact potentiel sur les directions juridiques.

1) Automatisation

L'automatisation consiste à utiliser les services d'un logiciel informatique dans le but de réaliser certaines tâches de manière autonome. Les employés sont alors déchargés des tâches manuelles monotones et voient ainsi leur productivité décupler.

En tant que business partner, le juriste se doit d'être réactif aux demandes de ses collaborateurs pour ne pas ralentir le business. Pour y arriver, son travail consiste en grande majorité à effectuer une multitude de micro-tâches manuelles et répétitives, le plus souvent dans l'urgence.

Seulement, lorsque les besoins juridiques des entreprises augmentent comme c'est le cas aujourd'hui, l'automatisation de ces tâches manuelles devient indispensable pour suivre le rythme imposé par les autres équipes. Cela permet également de palier au manque de moyens humains mis à disposition des directions juridiques.

Depuis une dizaine d'années, l'évolution de la technologie a facilité l'adoption de logiciels spécialisés automatisant la gestion des contrats, la veille juridique ou encore le corporate par les entreprises modernes.

Par où commencer ?

1. Documentez vos process internes du département juridique avec votre équipe pour définir l'ensemble des tâches à réaliser ainsi que les outils et collaborateurs impliqués.

2. Identifiez les points de friction ralentissant l'exécution des procédures en discutant avec votre équipe pour définir les tâches à automatiser.

3. Choisissez la solution adaptée à votre problématique, celle capable d'automatiser tout ou partie de vos procédures en s'intégrant à vos outils existants. Concentrez-vous sur des choses simples et pas trop engageantes pour le reste de l'entreprise.

4. Suivez la performance des outils choisis en mesurant le temps gagné par vos équipes et travaillez en amélioration continue.

2) Analyse de la donnée

L'analyse de données consiste à créer, organiser puis étudier des séries de données relatives à l'entreprise pour être capable de prendre les bonnes décisions stratégiques.

A mesure que la donnée est devenue prépondérante dans les entreprises ces dernières années, elle a aidé les différents services à se transformer. Aujourd'hui, il est quasiment impossible de trouver un département commercial, marketing ou service client qui ne base pas ses objectifs et sa stratégie sur l'analyse de la donnée.

Pour les services juridique, ce n'est pas encore le cas. Principalement car ils ne sont pas outillés pour pouvoir extraire la donnée liée à leur activité comme par exemple la performance des procédures contentieuses, le volume de retours par type de clause, ou encore les reconductions de contrat à venir. Ce n'est donc pas un manque de volonté mais plutôt un manque de moyen.

Mais sur quelle donnée s'appuyer ? Pour les départements juridiques, il existe trois types de données exploitables: les données permettant d'améliorer l'efficacité opérationnelle basée sur la production, les données propres au contenu des contrats, permettant d'anticiper les risques pour l'entreprise et enfin, le suivi détaillé des dépenses.

Aujourd'hui, ces trois catégories de données sont indispensables au département juridique pour piloter efficacement l'activité et prouver sa valeur aux instances dirigeantes ou appuyer des demandes spécifiques basée sur des données indiscutables.

Par où commencer ?

1. Rencontrez les autres services et votre management pour définir quelles données sont intéressantes à exploiter. Alignez-vous sur la stratégie et les priorités de l'entreprise pour ne pas travailler dans le vent.

2. Faites un audit des données opérationnelles, contractuelles et budgétaires disponibles et manquantes. Identifiez les sources (Excel, CRM, logiciels, plateforme) de ces données et structurez les afin de les rendre exploitables.

3. Faites les premières analyses. Même si celles-ci sont basées sur des données incomplètes, elles serviront de base pour la suite. Il faut bien commencer quelque part.

4. Communiquer en interne. D'abord auprès de vos équipes puis auprès des autres services de l'entreprise afin de valoriser les actions et performances du département juridique.

3) Plateforme de collaboration

La collaboration est un processus par lequel plusieurs personnes ou organisations s’associent pour effectuer un travail suivant des objectifs communs.

Paradoxalement très peu utilisées jusqu'ici par les départements juridique, les plateformes de collaboration commencent à devenir indispensables depuis une dizaine d'années.

En effet, alors qu'autrefois les départements juridiques des entreprises fonctionnaient comme des cabinets d'avocats internalisés, cloisonnés et sans réelle implication dans les projets de l'entreprise, ils sont aujourd'hui propulsés au coeur des affaires.

Par conséquence, ils interagissent avec des dizaines d'interlocuteurs différents chaque jour. Cette relation d'interdépendance les obligent à mieux collaborer pour ne pas ralentir les affaires de l'entreprise.

Heureusement, la technologie a permis de voir émerger une génération d'outils collaboratifs dédiés aux juristes et leur permettant de protéger bien mieux les intérêts de leur entreprise sans passer la moitié de leur journée sur leur boîte mail.

Par où commencer ?

1. Choisissez une solution simple et s'intégrant aux process de vos opérationnels. Montrez-leur le temps qu'ils vont gagner en connaissant leurs process et n'ajoutez pas trop de complexité si vous souhaitez que l'outil soit réellement utilisé dans le temps.

2. Définissez des procédures standardisées entre les services pour travailler main dans la main avec les opérationnels, dès le démarrage des négociations.

3. Rendez l'information juridique et les modèles de contrats accessibles à tous les collaborateurs pour enlever les barrières souvent à l'origine de frustrations lorsque l'on doit avancer rapidement.

4. Former les opérationnels sur les problématiques juridiques de l'entreprise en animant des ateliers sous forme de petit déjeuners par exemple. Il est important d'éduquer vos collaborateurs à la culture juridique pour créer l'envie de travailler ensemble.

4) Intelligence Artificielle

Le terme d'intelligence artificielle (IA) désigne l'ensemble des techniques mises en œuvre en vue de concevoir des solutions capables de simuler l'intelligence, c'est à dire la perception, la compréhension, et la prise de décision.

L'origine de l'IA se trouve dans la technologie appelée Machine Learning, c'est à dire la capacité d'un ordinateur à prendre des décisions autonomes basées sur l'analyse d'une large quantité de données. L'apprentissage de l'ordinateur lui permet ensuite d'obtenir des résultats plus performants que ceux de l'être humain.

Bien que l'intelligence artificielle nourrisse beaucoup de fantasmes et de peurs chez les professionnels du droit, il faut aujourd'hui simplement voir l'intelligence artificielle comme un prolongement des capacités humaines, à la différence de l'automatisation.

Hormis quelques très rares fonctions quasi-uniquement concentrées sur la recherche de documents comme les documentalistes juridiques, le métier de juriste ne va pas disparaître. En revanche il va se transformer.

En effet, pour les services juridiques, l'intelligence artificielle peut résoudre deux problèmes majeurs que sont le manque de moyens humains et le manque de budget. Par exemple, l'utilisation de l'IA peut réduire le coût de fonctionnement des services juridiques en libérant les juristes de certaines tâches manuelles comme la recherche de documents ou le suivi des contrats, pour s'impliquer davantage sur d'autres sujets. Et ainsi pouvoir faire plus avec moins.

Par où commencer ?

1. Faites un état des lieux de vos procédures existantes. l'intelligence artificielle rationalise et accélère l'exécution des process en effectuant certaines tâches de votre quotidien de manière automatisée. Cela implique que votre entreprise ait des procédures établies et suivies pour être capable d'analyser où est-ce que l'IA peut être utile. Dans le cas contraire, vous ne ferez qu'ajouter de la complexité inutilement.

2. Identifiez une problématique au sein du service juridique. Pour cela, concentrez-vous sur les sujets évidents : le temps perdu par vos équipes sur des tâches à faible valeur est un bon début. Ne faîtes pas de l'IA pour faire de l'IA, consacrez-vous à des problèmes suffisamment coûteux pour faire appel à cette technologie.

3. Evaluez la maturité des solutions d'intelligence artificielle. Comparez les différentes solutions disponibles sur le marché et sollicitez l'avis des utilisateurs actifs de ces solutions pour leurs présenter votre problématique et obtenir des retours sincères.

4. Mesurez le retour sur investissement. La question à vous poser est la suivante : cette technologie est-elle capable de réduire le temps consacré à une tâche assez significativement au point de faire gagner de l'argent à mon entreprise ?

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Sources

https://www.pwcavocats.com/fr/assets/files/pdf/2018/05/pwc-etude-digitalisation-fonction-juridique.pdf

https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/finance/us-advisory-legal-department-of-the-future.pdf

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