June 14, 2023

Préservez vos informations confidentielles : exemple de clause de confidentialité à insérer dans vos contrats

L’insertion d’une clause de confidentialité est nécessaire dans certains contrats pour protéger les informations sensibles d’une entreprise. Découvrez quand l’utiliser, nos conseils pour bien la rédiger ainsi qu’un exemple de clause réutilisable. 

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Insérer une clause de confidentialité dans un contrat est parfois nécessaire pour préserver les intérêts de votre entreprise

C’est pour cela que l’on retrouve très fréquemment des clauses de confidentialité dans les contrats de travail des salariés, notamment lorsqu'ils sont à des postes importants (par exemple, les membres de la direction) ou qu’ils traitent, du fait de la nature de leurs fonctions (par exemple, les juristes), des informations confidentielles. En dehors des contrats de travail, des conventions dédiées à la protection de la confidentialité peuvent être signées. Ce sont des accords de confidentialité

Ces clauses et accords sont essentiels pour permettre à l'entreprise de protéger ses actifs les plus précieux, qu'il s'agisse d'un concept unique, d'une technologie propriétaire, d’un savoir-faire ou simplement de données stratégiques. Une divulgation d’informations confidentielles non contrôlée pourrait être fortement préjudiciable à la compétitivité de l'entreprise.

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Rappel : qu’est-ce qu’une clause de confidentialité ?

Définition d’une clause de confidentialité

Une clause de confidentialité, aussi appelée clause de non-divulgation ou clause de discrétion, vise à protéger les informations sensibles qui peuvent être échangées entre les parties lors d'une négociation, d'une collaboration ou tout simplement dans le cadre d'une relation professionnelle ou commerciale.

⚠️ La clause de confidentialité est souvent confondue avec la clause de non-concurrence. Une clause de non-concurrence empêche un employé d'exercer une activité concurrentielle après la fin ou la rupture du contrat de travail, tandis qu'une clause de confidentialité l'oblige à ne pas divulguer d'informations sensibles de l'entreprise. L'une limite l'activité professionnelle future de l’ancien collaborateur, l'autre protège les secrets de l'entreprise pendant une certaine durée.

Informations protégées par une clause de confidentialité

Ces informations peuvent être de nature très diverse : 

  • plans d'affaires, 
  • données techniques, 
  • inventions, 
  • dessins et modèles, 
  • secrets commerciaux, 
  • informations clients, 
  • résultats de recherche, 
  • données financières, 
  • etc.

Seules les informations spécifiquement désignées comme confidentielles, ou celles qui seraient considérées comme telles par une personne raisonnable, sont généralement couvertes.

Utilité d’une clause de confidentialité

L'objectif principal est d'empêcher que ces informations ne soient révélées à des tiers, sans l'accord préalable des parties concernées. À cette fin, la clause de confidentialité définit notamment :

  • les informations qui doivent être protégées, 
  • la manière dont elles peuvent être utilisées, 
  • les obligations des parties impliquées, 
  • et les conséquences possibles en cas de non-respect de ces obligations.

Une telle clause est particulièrement importante, car elle peut aider à prévenir de nombreux litiges, allant de la concurrence déloyale à la violation des droits de propriété intellectuelle. C’est un outil clé pour protéger les actifs de votre entreprise, mais aussi pour responsabiliser vos équipes. 

Comment rédiger une clause de confidentialité efficace et conforme ?

La rédaction d'une clause de confidentialité juridiquement efficace nécessite une attention particulière, afin de s'assurer qu'elle couvre tous les aspects pertinents et respecte les réglementations applicables. Voici quelques étapes essentielles à ne pas oublier pour y parvenir.

Définir avec précision les informations à protéger

Pour qu'une clause de confidentialité soit effective, elle doit clairement identifier et définir les informations qui sont considérées comme confidentielles. Cela peut comprendre des informations financières, des données techniques, des plans d'affaires, des stratégies de marketing, des informations sur les clients et les employés, etc. Il est crucial d'être aussi précis que possible pour éviter tout malentendu ou litige futur.

⚠️ Une clause mal rédigée ne protège pas efficacement vos informations sensibles, ce qui  entraîne des risques juridiques et concurrentiels importants.

Identifier toutes les parties concernées

La clause de confidentialité doit clairement indiquer qui sont les parties concernées par l'accord. Cela peut être une ou plusieurs personnes ou entités, telles que des employés, des sous-traitants, des partenaires commerciaux, des fournisseurs, des investisseurs, et même des consultants indépendants.

De manière générale, il est recommandé que tous les employés signent des clauses de confidentialité, car la majorité d’entre eux auront accès à des informations confidentielles au cours de leur carrière. Ces clauses doivent respecter les conditions de validité posées par l'article L. 1121-1 du Code du travail, la jurisprudence et toute convention collective applicable : la clause doit être justifiée (protection des intérêts de l’entreprise), proportionnée (à la nature des fonctions du salarié) et doit mentionner précisément toutes les informations essentielles que le salarié ne doit pas divulguer.

Quoiqu’il en soit, il est fortement recommandé d’insérer des clauses de confidentialité dans les contrats de travail de certaines catégories d'employés en raison de la nature de leurs fonctions :

  • La direction : tous les membres de la direction (CEO / Président, Directeur Général, co-fondateur, membres du Comité Exécutif, directeurs de services, etc.) ainsi que tous les autres cadres supérieurs devraient en signer une. En effet, ils ont généralement un accès régulier à des informations sensibles et stratégiques.
  • L'équipe de recherche et développement (R&D) : ces employés travaillent souvent sur de nouveaux produits ou services et ont donc accès à des informations protégées, notamment des secrets commerciaux, des brevets en cours de dépôt et d'autres informations techniques sensibles.
  • Les employés des ressources humaines : l'équipe des ressources humaines a accès à des informations personnelles sensibles sur les employés (informations sur la vie privée, problèmes de santé, etc.). De plus, ils peuvent être au courant des plans d'embauche ou de licenciement avant que ces informations ne soient rendues publiques.
  • Les employés de l'informatique : ces employés sont de plus en plus au cœur de la valeur d’une entreprise, surtout dans les entreprises de la tech. Les développeurs créent le code source d'une technologie. Imaginez un instant si le code de ChatGPT venait à fuiter…  Cela serait du pain béni pour une entreprise concurrente. Pour éviter ces déconvenues, il est donc essentiel de faire signer des clauses de confidentialité à tous les membres de votre équipe tech, du CTO à l’alternant développeur. 
  • Les employés des équipes business / sales : ces salariés sont souvent les premiers au contact avec les potentiels clients, partenaires, etc. Pour les convaincre, ils peuvent être tentés de révéler certaines informations sensibles, d’où la nécessité de prévoir une clause de confidentialité. 
  • Le département marketing : ces employés peuvent avoir accès à des informations stratégiques, notamment des données sur les clients, les stratégies de marketing et de vente, les lancements de produits, etc.
  • La direction juridique : les juristes, qu'ils soient internes à l'entreprise ou externes en tant que conseillers juridiques, ont également un rôle critique qui implique l'accès à des informations sensibles et confidentielles. Cela peut inclure des informations relatives à la stratégie de l’entreprise, les transactions, les litiges en cours, les contrats, les opérations de revente de société, etc.  

Il est important de noter que la nécessité de signer une clause de confidentialité ne se limite pas à ces catégories. Les consultants, les sous-traitants, les stagiaires, et même les employés temporaires devraient également signer des clauses de confidentialité s'ils sont susceptibles d'avoir accès à des informations sensibles, y compris les professionnels tenus au secret professionnel comme les avocats.

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Préciser des obligations et restrictions proportionnelles

Les obligations des parties concernant le traitement des informations confidentielles doivent être explicitement énoncées. Par exemple, elles peuvent être tenues de : 

  • Ne pas divulguer les informations à caractère confidentiel,
  • Ne pas les utiliser à des fins personnelles ou commerciales sans autorisation,
  • Les protéger contre le vol ou la divulgation accidentelle, 
  • Ne réaliser des copies que sur des supports déterminés et lorsque c’est nécessaire uniquement,
  • Ne pas les modifier, 
  • Etc. 

Une fois la relation contractuelle échue, il est recommandé de déterminer les modalités de destruction et/ou de restitution des informations confidentielles.

Déterminer une durée de la confidentialité raisonnable

La clause doit clairement indiquer combien de temps l'obligation de confidentialité reste en vigueur. Cela peut varier en fonction de la nature des informations et des besoins spécifiques entre les parties. Parfois, la durée peut être indéfinie, particulièrement pour les informations qui conservent leur valeur au fil du temps, comme les secrets de fabrication ou les recettes secrètes. Toutefois, la durée doit être raisonnable au regard du secret à protéger, et est généralement comprise entre 2 à 10 ans. 

Prévoir les sanctions en cas de violation

Il est essentiel de prévoir des sanctions en cas de non-respect de la clause de confidentialité. Ces sanctions peuvent varier en fonction de la gravité de la violation et peuvent inclure des :

  • Pénalités financières, 
  • Dommages et intérêts, 
  • Actions en justice (tribunal judiciaire, conseil de prud’hommes...).

Modèle gratuit de clause confidentialité : une rédaction simplifiée et sécurisée grâce au modèle de Tomorro

Pour faciliter la rédaction d’une clause de confidentialité efficace et complète, Tomorro met à votre disposition un modèle de clause de confidentialité gratuite, à insérer dans tous vos contrats de travail. Ce modèle a été soigneusement conçu par des professionnels du droit pour vous aider à protéger vos données sensibles de manière efficace.

Vous pouvez facilement l'adapter à vos besoins en remplissant des variables prédéfinies correspondant aux informations spécifiques à votre entreprise et vos besoins. En quelques clics, vous pouvez générer une clause de confidentialité prête à être insérée dans vos contrats.

Utilisez notre modèle de clause de confidentialité gratuit dès aujourd'hui pour préserver les intérêts de votre entreprise.

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Quelles conséquences en cas de non-respect de la clause de confidentialité ?

Le non-respect d'une clause de confidentialité peut avoir des conséquences très graves pour l’entreprise, aussi bien financières, juridiques, qu’en termes d’image.

Sanctions financières

L'une des conséquences les plus courantes du non-respect d'une clause de confidentialité est la sanction financière. Si l’une des parties viole son obligation, elle peut être tenue de payer des dommages et intérêts à la partie lésée. Le montant de cette contrepartie financière est souvent fonction du préjudice subi du fait de la violation.

Sanctions judiciaires

En cas de violation grave d'une clause de confidentialité, la partie lésée peut choisir de poursuivre l'autre partie en justice. Cela peut entraîner des sanctions judiciaires, qui peuvent aller d'une injonction à une amende, voire même à une peine de prison dans les cas les plus extrêmes.

Pertes commerciales

La violation d'une clause de confidentialité peut entraîner des pertes commerciales importantes. Si des informations confidentielles sont divulguées à des concurrents ou au public, cela peut compromettre le positionnement stratégique de l'entreprise et entraîner la perte de clients ou de marchés.

Réputation et relations d'affaires

La violation d'une clause de confidentialité peut aussi avoir un impact considérable sur la réputation d'une entreprise. Elle peut entraîner une perte de confiance de la part des partenaires commerciaux, des clients et du public, ce qui peut être difficile à rétablir.

Par exemple, dans le cadre d'un partenariat, une entreprise vous dévoile des informations sensibles sous NDA. Vous transmettez ces informations à un sous-traitant sans lui faire signer un NDA. Celui-ci révèle les secrets de votre partenaire, portant atteinte à votre réputation et à vos relations commerciales futures.

Pour prévenir l'ensemble de ces risques, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de protection des informations sensibles de votre entreprise.

Comment responsabiliser votre équipe business grâce à un modèle de clause de confidentialité ?

Avoir le réflexe d’insérer des clauses de confidentialité ne doit pas relever uniquement des juristes. Les RH doivent y penser pour les contrats de travail, mais aussi les équipes business avant de divulguer toute information sensible à des fins commerciales !

Il est donc important de sensibiliser vos équipes commerciales, qui sont les premières personnes en contact avec des personnes extérieures à votre entreprise. Il est donc crucial qu'elles comprennent le rôle et l'importance des clauses de confidentialité.

Pour cela, familiarisez vos équipes avec ces notions juridiques, expliquez-leur l’intérêt de ces clauses et les risques encourus si elles ne sont pas prévues. Vos équipes les prendront plus au sérieux et respecteront davantage les processus de confidentialité de votre entreprise. Cela participe à la création d’une culture juridique qui est bénéfique à l’échelle de toute l’entreprise. 

Pour y arriver, il est impératif de former vos équipes

  • Créez des documents explicatifs, 
  • Réaliser des formations en ligne, 
  • Animez des ateliers ou des mises en situation pour que vos équipes puissent s'entraîner à utiliser ces clauses.

En responsabilisant vos équipes business sur ce sujet, vous favorisez une culture de confidentialité dans votre entreprise et assurez une protection juridique solide pour vos informations sensibles.

Conclusion

La protection de l'image, des actifs, du savoir-faire, de la valeur ajoutée ou encore des technologies d’une entreprise dépendent de la confidentialité des informations sensibles. La confidentialité fait ainsi partie intégrante de la stratégie d’une entreprise ! 

La protection de la confidentialité ne passe pas seulement par l’insertion d’une clause de confidentialité dans un contrat de travail. Elle est également assurée par des accords de confidentialité, dès lors que des informations sensibles sont échangées avec tout prestataire, sous-traitant, freelance, partenaire, etc. Sécurisez vos données précieuses et la valeur de votre entreprise en utilisant notre modèle d’accord de confidentialité

D'autres modèles de contrats gratuits et modulables (modèles de contrats de partenariat, CDI, contrat d’apporteurs d’affaires, etc.) sont disponibles sur Tomorro pour vous aider à assurer la conformité juridique de votre entreprise. 

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